Software de productividad
Los innumerables programas que constituyen el software de aplicación, diseñados con las más variadas finalidades, pueden agruparse en cuatro áreas: el software de productividad, el software de creatividad, el software de comunicaciones e Internet y los juegos.
Si bien los continuos avances que ha experimentado la computación han convertido las computadoras en máquinas recreativas y en potentes puertos de comunicaciones, su principal finalidad es la mejora de la productividad. Mediante el uso de computadoras podemos redactar documentos a los que aplicar posteriormente filtros gráficos que mejoren su apariencia, realizar complejos cálculos de manera automática e integrarlos en la estructura de una hoja de cálculo o bien organizar un inventario de elementos en una base de datos repleta de interconexiones. Estas son sólo algunas de las acciones que podemos acometer de forma fácil e intuitiva mediante el uso de los programas de productividad.
Dado el enorme avance de la computación en los últimos tiempos, especialmente en su vertiente doméstica, el uso de estos programas de productividad abarca toda clase de ámbitos, desde la realización de sencillos trabajos escolares a la presentación de complejos informes de las más diversas disciplinas profesionales. Es por ello que una de las principales consignas de sus programadores ha sido la de crear aplicaciones de fácil manejo pero que incorporan a la vez opciones avanzadas para satisfacer las necesidades de los usuarios más exigentes.
Las principales aplicaciones para uso diario en casa o en la oficina son los procesadores de texto, las hojas de cálculo y las bases de datos. Estas aplicaciones nos permiten escribir, calcular y gestionar información, respectivamente. Microsoft Office es una suite (conjunto de aplicaciones o programas) que integra un procesador (Word), una hoja de cálculo (Excel) y una base de datos (Access). Además contiene otras aplicaciones, no tan básicas, como un creador de páginas web (Front Page), una agenda (Outlook) o un gestor de presentaciones audiovisuales (Power Point).
Los procesadores de texto
Los sistemas tradicionales de escritura de documentos, tales como la máquina de escribir, han sido desbancados por los programas informáticos de proceso de textos. Estas herramientas ofrecen innumerables ventajas frente a los arcaicos sistemas de mecanografiado, principalmente la posibilidad de introducir correcciones sobre un texto ya redactado antes de su envío a la impresora (así como su sucesiva actualización sin necesidad de borrones) y las completas opciones de formateo del texto (desde la tipografía hasta el color e interlineado de la misma, pasando por la introducción de imágenes y gráficos en un documento).
Microsoft Word se ha convertido en el más habitual de los programas de procesamiento de textos. La pantalla principal de Microsoft Word, al igual que el resto de la práctica totalidad de programas de productividad, aparece subdividida en diferentes áreas en las cuales figuran los controles que nos permiten editar nuestro documento agrupados en función de su utilidad. Así, bajo los menús, encontramos dos barras de herramientas, la estándar y la de formato y, por debajo de éstas, una regla que mide la sección horizontal del documento en curso en la que aparecen marcados los márgenes y tabulaciones del mismo.
Tras este primer grupo de controles puede observarse la franja de pantalla que sirve de área de trabajo, en la que aparece el documento y sobre la cual podemos aplicar diferentes grados de zoom y distintos tipos de visualización. Esta franja cuenta, asimismo, con una regla vertical a su izquierda y con una barra de desplazamiento a su derecha que, además de permitir un desplegamiento vertical, cuenta con botones que facilitan la navegación de página en página. Por último, y a menos que tengamos configuradas otras barras en la configuración por defecto de pantalla, como la barra de dibujo, aparece la barra de estado, que nos muestra en todo momento el punto en el que nos encontramos a nivel de documento y de página en curso, además de mostrar otras informaciones útiles, como el idioma para el cual está configurado el texto en el que estamos trabajando.
La disposición de los menús y las funciones agrupadas en los mismos ha tendido a homogeneizarse, de forma que la familiaridad con cualquier programa permite intuir donde se hallarán las opciones deseadas en programas diseñados para finalidades distintas, facilitando su manejo. En Word, el menú Archivo engloba todas las funciones referentes a la gestión de los documentos tales como la creación, apertura, cierre y envío a impresora de un texto. El menú Edición agrupa las funciones de cortado, copiado y pegado de texto, además de las herramientas de selección, búsqueda y reemplazo, entre otras. El menú Insertar permite la introducción de elementos especiales en nuestro documento tales como símbolos no accesibles a través del teclado o bien imágenes, e incorpora funciones tan útiles como la numeración de páginas.
El menú Formato, como su propio nombre indica, compila todas las funciones referentes al formateo de texto, desde la fuente o el color del mismo, a la disposición de los párrafos, las columnas o los interlineados. El menú Herramientas cuenta con una serie de funciones heterogéneas para el tratamiento del documento, desde las referentes a la revisión ortográfica, hasta el editor de macros o el contador de caracteres, pasando por una serie de herramientas de conversión que permiten una rica interacción entre los distintos programas de la suite de Microsoft Office. El menú Tabla engloba todas las operaciones aplicables sobre una tabla, desde las referentes a su creación y posterior formateo, su criterio de ordenación y el retoque de la misma hasta la ordenación alfabética de un texto. Por último, los menús de Ventana y Ayuda permiten, respectivamente, recorrer los distintos documentos activos en un determinado momento y acceder a las distintas clases de ayuda que nos ofrece el programa.
De las dos barras de herramientas que se muestran por defecto (es posible activar las restantes), la barra Estándar presenta los controles más básicos para el manejo de documentos, tales como crear, abrir o guardar un texto, o las opciones de impresión, vista preliminar y corrección ortográfica del mismo. Permite, asimismo, cortar, copiar o pegar zonas de texto, deshacer o rehacer las diferentes acciones practicadas sobre un documento o manipular el porcentaje de zoom de la vista en pantalla, entre otras funciones. La barra de Formato, como su nombre indica, permite modificar diferentes parámetros referentes al diseño de un documento; los controles más relevantes son aquellos que permiten la modificación del tipo de párrafo, de la tipografía o del tamaño y efecto de la misma. También permite al usuario justificar el texto, numerar sus diferentes párrafos o bien introducir sangrías que lo hagan más inteligible.
Las hojas de cálculo
El cálculo matemático ha sido una de las disciplinas ante las cuales el hombre ha sentido la necesidad de abastecerse de tecnologías que facilitasen su resolución y, ya desde la antigüedad, instrumentos como el ábaco han ido restando complejidad al acto de «hacer cuentas», elemento crucial en la conformación de las sociedades modernas. Las hojas de cálculo, al permitir una serie de relaciones lógicas entre cifras según las cuales la disminución o aumento de un valor provoca la variación automática de otros valores a él subordinados, es el paso decisivo en favor de la simplificación de la matemática contable.
A través de un lenguaje simple que permite la fácil introducción de fórmulas y funciones, programas como Microsoft Excel convierten la tarea de llevar al día la contabilidad de un negocio o bien el recuento de un stock en un verdadero juego de niños. Una hoja de cálculo de Microsoft Excel está formada por una o más cuadrículas de extensión agrupadas en un libro, de modo que puedan englobarse distintas tablas referentes a un mismo asunto en un solo archivo.
Cada hoja de nuestro libro es accesible a través de las pestañas situadas en la parte inferior izquierda de la pantalla, justo encima de la barra de estado. Podemos nombrar las distintas hojas o bien añadir hojas nuevas mediante la pulsación del botón derecho del ratón sobre una de las pestañas existentes, que despliega un sencillo menú contextual. Una vez decidida la estructura de hojas de nuestro libro, podemos proceder al rellenado de la cuadrícula de cada una de las mismas. Pulsando sobre una casilla cualquiera podemos teclear un valor numérico o bien una cadena de texto. A continuación, y al igual que ocurría con Word, con la barra de formato podemos moldear esta información.
Pero la verdadera utilidad de una hoja de cálculo no radica en la posibilidad de plasmar en formato tabla una serie de datos y cifras, sino en la capacidad del programa de hacer cálculos que relacionen estas cifras y de que estas fórmulas se muestren sensibles a la modificación de los valores de los que parten. Esto se consigue gracias a la introducción de funciones, accesible a través de la opción «Función…» del menú Insertar o bien por medio del icono de función de la barra estándar.
Estos parámetros dan paso a un cuadro de diálogo en el que se pide al usuario que escoja qué tipo de cálculo desea realizar entre un extenso inventario de operaciones matemáticas. Una vez decidido, un segundo cuadro nos permite introducir que tipo de intervalo de celdas van a estar envueltas en la operación matemática, dándonos también la posibilidad de marcar por medio del ratón de qué celdas de la cuadrícula se trata.
Las fórmulas pueden introducirse asimismo de forma manual en los campos en los que deben figurar sus resultados, tecleando en los mismos la fórmula a realizar precedida por el símbolo igual (por ejemplo, para sumar los valores de las celdas A4 y A5 y que el resultado figure en la celda A6, deberíamos teclear en esta última celda = A4 + A5).
Las bases de datos
Los programas de gestión de bases de datos, con Microsoft Access como claro estándar, permiten la gestión de amplios listados de datos agrupados en categorías interconectadas y ordenables por diversos criterios. La fuente principal a partir de la cual se vertebra una base de datos es una o varias relaciones entre elementos, o lo que es lo mismo, uno o varios listados que vinculen dos o más clases de datos. Un ejemplo sería un listín telefónico: nombre y apellidos del abonado, dirección, ciudad, provincia y número de teléfono, que podríamos ordenar por provincias o ciudades o por el primer apellido del abonado. Por ello el requisito principal para la constitución de una base de datos, y su elemento indispensable, es la tabla.
Una vez introducidas en el programa una o más tablas (de forma manual o bien importando una tabla desde otro programa de la suite de Office), podemos modificar los criterios de ordenación de sus campos y la cantidad de los mismos que deseamos que aparezcan en pantalla creando una consulta. Esta función es también útil para conectar entre sí dos o más tablas con algún dato en común.
Establecidas estas relaciones y determinados los órdenes por los que se regirá la información, podemos conseguir vistosas presentaciones de informes para impresora, o bien crear páginas intuitivas para la introducción de nuevos registros o modificación de los registros existentes por medio de los denominados formularios.
Las tablas, consultas, informes y formularios, junto con las macros y los módulos (que sirven, respectivamente, para englobar una serie de procedimientos avanzados en una única acción y para la incorporación de instrucciones en lenguaje Visual Basic) constituyen los medios que permitirán obtener el mayor rendimiento de una base de datos.
Otros programas de productividad
Si bien los procesadores de textos, las hojas de cálculo y las bases de datos son, sin lugar a dudas, las tres aplicaciones informáticas de uso más frecuente, otros muchos programas facilitan los más diversos trabajos. La misma suite Microsoft Office, que incorpora Word, Excel y Access, incluye por ejemplo los programas Microsoft PowerPoint y Outlook. PowerPoint sirve para realizar vistosas presentaciones como si de una sucesión de diapositivas se tratara, pero con la ventaja de poder incorporar animaciones o sonidos que hacen más amenas las presentaciones. Outlook, por su parte, es un completo software de agenda que integra un calendario, un directorio de direcciones y un cliente de correo electrónico.