Presentación telemática del Depósito de Cuentas Anuales en Registro Mercantil – Cómo usar D2
Para todos los ejercicios contables, las empresas deben efectuar obligatoriamente dos presentaciones en el Registro Mercantil:
– Legalización de Libros oficiales, hasta cuatro meses desde el cierre del ejercicio (30 de abril para ejercicios que coinciden con el año natural).
– Depósito de Cuentas anuales, hasta un mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de Accionistas (la Junta debe celebrarse en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, por lo que, apurando plazos, el depósito se puede efectuar hasta el 31 de julio para los ejercicios que coinciden con el año natural).
¿Quienes están obligados a depositar sus Cuentas Anuales en el Registro Mercantil?
Los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditaria por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación. Igual obligación incumbe a los liquidadores respecto del estado anual de cuentas de la liquidación. Los demás empresarios inscritos podrán solicitar, con arreglo a las disposiciones del Reglamento del Registro Mercantil, el depósito de sus cuentas debidamente formuladas. Artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil.
Según la Disposición Adicional cuarta de la Ley 7/1996 de 15 de Enero:
Las entidades de cualquier naturaleza jurídica que se dediquen al comercio mayorista o minorista o a la realización de adquisiciones o presten servicios de intermediación para negociar las mismas, por cuenta o encargo de los comerciantes al por menor, deberán formalizar su inscripción, así como el depósito anual de sus cuentas en el Registro Mercantil en la forma en que se determine reglamentariamente, cuando en el ejercicio inmediato anterior las adquisiciones realizadas o intermediadas o sus ventas, hayan superado la cifra de 601.012 €.
Estas obligaciones no serán aplicables a los comerciantes que sean personas físicas.
La falta de inscripción o de depósito de las cuentas será sancionada en la forma prevista en el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital.
Lo dispuesto en los apartados anteriores se aplicará sin perjuicio de la obligación de inscripción y depósito de cuentas establecida para otras entidades de acuerdo con sus normas específicas.
Para las Asociaciones no es necesario hacer el depósito de cuentas en el Registro Mercantil.
Presentación de cuentas de varios ejercicios anteriores no presentados
La pregunta es saber cuántas cuentas anuales, en el supuesto de que se lleven varios años sin presentarlas, tendrían que ser inscritas, todas o sólo ciertos número de años, en el Registro para levantar el cierre provisional de la hoja registral y volver a la normalidad.
Pues bien, según dos Resoluciones, de 3 de octubre de 2005 y 8 de febrero de 2010, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, únicamente es necesario depositar las cuentas anuales de los tres últimos ejercicios para levantar el cierre provisional de la hoja registral.
Depósito de Cuentas Contables – Contenido
En el reglamento del Registro Mercantil se establece la obligación de depositar los siguientes documentos (aquí vamos a citar los documentos que se requieren a las sociedades limitadas):
-
Solicitud / Datos generales de identificación
Se indicarán los datos necesarios para identificar a la empresa, actividad, personal, etc.
-
Certificado de aprobación de cuentas anuales y la distribución del resultado.
Documento donde se indica la fecha de celebración de la junta y la aprobación de las cuentas anuales, así como, la aplicación de los resultados económicos del ejercicio. Deberá de ir firmado por los Administradores de la sociedad. En la certificación de aprobación de cuentas, se debe de reflejar el código alfanumérico de la huella digital generada por el programa D2 (programa suministrado por el Registro Mercantil) para la presentación telemática de cuentas anuales. En las web de los diferentes registros mercantiles suministran plantillas de modelos de certificación de aprobación de cuentas, según el tipo de sociedad.
Cuando se presentar las cuentas de forma integra de forma telemática, no es necesaria la legitimación de la firma de los administradores de la sociedad por el Notario, pero volvemos a recalcar que hay que reflejar el código alfanumérico de la huella digital que se genera con el programa D2.
-
Cuentas Anuales.
Las cuentas anuales se componen de un Balance de Situación, una Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN), el Estado de Flujos de Efectivo (EFE) y la Memoria.
El Balance de Situación comprenderá, con la debida separación, los bienes y derechos que constituyen el activo de la empresa y las obligaciones que forman el pasivo de la misma, especificando los fondos propios. Deberán aparecer los importes del ejercicio anterior para poder compararlo.
La cuenta de pérdidas y ganancias recoge el resultado del ejercicio, formado por los ingresos y los gastos, excepto cuando proceda su imputación directa al patrimonio neto. Los ingresos y gastos se clasificarán de acuerdo con su naturaleza, y distinguirá los resultados de explotación de los que no lo son. Figurarán en epígrafe separado al menos el importe de la cifra de negocios, las variaciones de existencias, los gastos de personal, las amortizaciones, las correcciones de valor, los ingresos y gastos financieros, resultados en la enajenación de activos fijos, y el gasto por impuesto de sociedades.
La intención del ECPN es el de complementar al resto de documentos que configuran las cuentas anuales de las empresas, suministrando a estos efectos una información financiera adicional. En este sentido, mientras el Balance Situación informa sobre la situación patrimonial de la empresa al inicio y al final de ejercicio, y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias suministra información acerca de todos los ingresos y gastos que forman parte del resultado del mismo; el ECPN, además de mostrar todos los movimientos de la empresa con sus socios o propietarios, informa de aquellos ingresos y gastos que se han generado a lo largo del ejercicio, que a pesar de no formar parte del resultado, sí suponen un aumento o disminución del patrimonio de la empresa.
Su misión es informar acerca de la garantía patrimonial que la sociedad ofrece a los inversores y acreedores de la entidad.
No es necesario aportar este libro en la Legalización de los Libros. Además, no es necesario aportarlo al Depositar si se realizan modelos abreviados (el modelo PYMES se considera como abreviado).
El Estado de flujos de efectivo (EFE) pondrá de manifiesto, debidamente ordenados y agrupados por categoría o tipos de actividades, los cobros y los pagos realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio. El estado de flujos de efectivo (EFE) no es necesario aportarlo al Depositar si se realizan modelos abreviados (el modelo PYMES se considera como abreviado).
-
Memoria
La memoria completará, ampliará y comentará la información contenida en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias. Cuando lo imponga una disposición legal, la memoria incluirá el cuadro de financiación, en el que se inscribirán los recursos obtenidos en el ejercicio y sus diferentes orígenes, así como la aplicación o el empleo de los mismos en inmovilizado o en circulante.
-
Declaración de negociación de Acciones y Participaciones
-
Declaración Información Medioambiental
-
Informe de los auditores de cuentas cuando la sociedad está obligada a verificación contable o cuando se hubiere nombrado auditor a solicitud de la minoría.
-
Certificación de la Huella Digital
Aunque uno puede presentar más documentos de forma voluntaria, pero las tasas a pagar al Registro Mercantil se incrementarán en función del número de documentos a depositar.
Deposito de Cuentas Anuales – D2
Las cuentas anuales se presentarán en el Registro Mercantil del domicilio de la sociedad. El registrador los verificará, y si no contienen ninguna incidencia, posteriormente se obtiene la certificación del Registro en el trámite con la confirmación del depósito.
El depósito de las Cuentas Anuales se puede presentar en un soporte informático (CD-Rom), o vía telemática (presentación digital), aunque nosotros aconsejamos la presentación telemática.
Para la presentación en soporte telemático o soporte digital, el Colegio de Registradores, suministra un programa de ayuda, conocido con el nombre de D2. Para poder acceder a este programa, a continuación damos el enlace a D2, y en esta página web entramos en la sección de DESCARGAS y buscamos en la sección Descargas, la versión del programa Depósito digital de cuentas anuales (D2) mas reciente.
Los pasos a llevar a cabo para generar la documentación necesaria para el Depósito Digital de Cuetas, mediante D2 se describen a continuación:
- Creamos un Nuevo Depósito Digital, seleccionamos el tipo de cuentas anuales (Normal, Abreviado, PYMES, etc), e identificando la razón social de la empresa y asignándole un código. Normalmente los programas de contabilidad suministran funcionalidad para poder importar con el programa D2, gran parte de los datos a introducir.
- Rellenamos la información de identificación completa de la entidad.
- Anexamos la Memoria, que deberá de estar en formato pdf. La Certificación de Aprobación de las cuentas será anexada al ejecutar la opción Presentación depósito Digital.
- Rellenamos la información asociada al Modelo de Documento de información Medioambiental. Normalmente se marcará que no existe ninguna partida medio ambiental.
- Rellenamos el documento de información sobre acciones o participaciones propias. Normalmente se indicará que la sociedad no ha realizado durante el ejercicio operación alguna sobre acciones.
- Rellenamos la hoja Instancia de Presentación, donde se indicará el registro mercantil, la identificación de la entidad mediante tomo, folio y hoja registral y los documentos contables que se solicita depositar.
- Rellenamos la hoja de Certificación de la Huella Digital, donde indicaremos los administradores. Si se presenta de forma completa telemáticamente, no hay que firmar esta hoja por los administradores de la sociedad.
- A través de la opción Comprobar validaciones, aseguramos que no existen errores que pueden provocar defectos, y por tanto, el rechazo del Depósito Digital de la cuentas contables.
- Ejecutamos la opción de para generar Huella Digital, que se llama Generar Depósito y certificación huella digital.
- En el acta de aprobación de la cuentas anuales, deberemos de incorporar el código alfanumérico del código de la huella digital, y los administradores deberán de firmar el acta.
- Para presentar el depósito de cuenta de forma completa telemáticamente, se deberá de seguir estos pasos
- Ejecutaremos la opción del programa D2 (Formulario -> Presentación Depósito Digital)
- Indicaremos Presentación telemática completa.
- Se indicará la ruta donde se tiene escaneada la certificación de aprobación de cuentas. Asegurar que contiene el código alfanumérico de la Huella Digital y firmada por los administradores.
- Indicamos el directorio donde guardar los ficheros que va a generar el programa D2, para que posteriormente los incorpore en el envío telemático.
- Presentación Telemática. (Conectarse a la Web de Registradores y seguir los pasos asociados a la Presentación telemática de Cuentas y Libros [Es requisito necesario darse de alta en los servicios telemáticos de la Web de Registradores, y disponer de un Certificado de la FNMT).
- Esperar a recibir por correo electrónico el correcto Depósito de Cuentas, o la notificación de existencia de defectos que requieren subsanación, para que queden finalmente queden depositadas las cuentas presentadas.
Consecuencias y riesgos del incumplimiento de la obligación de Depositar las Cuentas Anuales
La Ley de Sociedades de Capital establece lo siguiente: “El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista”.
Por otro lado el Reglamento del Registro Mercantil, establece que “Transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito.”
No obstante hay excepciones a esta prohibición de registrar:
– Cese o dimisión de los administradores, gerentes, directores generales o liquidadores.
– Revocación o renuncia de poderes de los anteriores cargos.
– Disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores.
– Asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa.
Por otro lado, si las cuentas no se hubieran presentado por no estar aprobadas en la Junta General, no procederá el cierre registral si se acredita esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con las firmas legitimadas.
En estos casos, para impedir el cierre deberá presentarse la certificación del órgano de administración en el Registro Mercantil en el plazo previsto para la presentación de las cuentas anuales.
En caso de prolongarse mucho la situación habrá que justificarse cada 6 meses. Estas certificación y actas en las que conste que se mantiene la situación de falta de aprobación de las cuentas anuales serán objeto de inscripción y publicación en el BORM.
Sanciones
La Ley de Sociedades de Capital dispone que en caso de no presentar las cuentas dentro del plazo establecido dará lugar a la imposición de una sanción a la sociedad.
El importe de sanción oscilará entre 1.200 € a 60.000 € y se impondrá por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas.
Las sanciones a imponer se determinaran en función de los siguientes parámetros:
– Dimensión de la sociedad.
– Importe total del activo de la sociedad del último ejercicio.
– Cifra de ventas del último ejercicio.
Los anteriores datos deberán ser facilitados por la sociedad.
En caso de no disponer de dichos datos, la sanción se fijará en función del capital social, que será aquel que conste en el Registro Mercantil en el momento de la sanción.
No obstante, si la sociedad o grupo de sociedades tiene un volumen de facturación superior a 6.000.000 € las sanciones pueden ascender a 300.000 €.
Por último las infracciones previstas por no presentar las cuentas anuales prescribirán en un periodo de 3 años.