Las bases de datos
Los programas de gestión de bases de datos, con Microsoft Access como claro estándar, permiten la gestión de amplios listados de datos agrupados en categorías interconectadas y ordenables por diversos criterios. La fuente principal a partir de la cual se vertebra una base de datos es una o varias relaciones entre elementos, o lo que es lo mismo, uno o varios listados que vinculen dos o más clases de datos. Un ejemplo sería un listín telefónico: nombre y apellidos del abonado, dirección, ciudad, provincia y número de teléfono, que podríamos ordenar por provincias o ciudades o por el primer apellido del abonado. Por ello el requisito principal para la constitución de una base de datos, y su elemento indispensable, es la tabla.
Una vez introducidas en el programa una o más tablas (de forma manual o bien importando una tabla desde otro programa de la suite de Office), podemos modificar los criterios de ordenación de sus campos y la cantidad de los mismos que deseamos que aparezcan en pantalla creando una consulta. Esta función es también útil para conectar entre sí dos o más tablas con algún dato en común.
Establecidas estas relaciones y determinados los órdenes por los que se regirá la información, podemos conseguir vistosas presentaciones de informes para impresora, o bien crear páginas intuitivas para la introducción de nuevos registros o modificación de los registros existentes por medio de los denominados formularios.
Las tablas, consultas, informes y formularios, junto con las macros y los módulos (que sirven, respectivamente, para englobar una serie de procedimientos avanzados en una única acción y para la incorporación de instrucciones en lenguaje Visual Basic) constituyen los medios que permitirán obtener el mayor rendimiento de una base de datos.