¿Qué libros contables hay y qué información contiene cada uno?
Los libros contables son archivos digitales o documentos físicos en papel (cada vez menos frecuente), en los que se registra la información financiera y económica de una empresa. Esto abarca todas operaciones realizadas durante un período de tiempo determinado.
De esta manera, su principal función consiste en llevar registros contables de manera ordenada y cronológica.
Además, permiten extraer información financiera específica de la empresa, con el fin de conocer el balance general en algún momento determinado o realizar tramitaciones ante las entidades del Estado que correspondan.
Los libros contables deben presentarse de manera periódica ante el registro mercantil y se deben conservar durante un cierto período.
Tipo de los libros contables y obligatoriedad de los mismo
Cuando la empresa, por su tipología, necesita llevar una contabilidad, existen y necesita utilizar un plan de cuentas estándar que se aplica para la mayoría de la empresas, pero existen ciertos planes de cuentas específicos para ciertos sectores de actividad, como con empresas constructoras, federaciones deportivas, empresas inmobiliarias, entidades sin animo de lucro, etc., debe formalizar anualmente los siguientes libros en el Registro Mercantil. Para ver más detalles, sobre que es un plan de cuentas, ver este enlace Qué es un plan de cuentas contables.
Los diferentes tipos de libros que se pueden generar son:
Libro Diario.
Es el libro en el que se registran todas las operaciones que se realizan de forma diaria en la empresa: cobros y pagos. Todas las transacciones se anotan de forma cronológica.
La información a incluir, debe de cumplir unos datos mínimos, que se detallan a continuación:
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Fecha de cada transacción.
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Las cuentas involucradas en la transacción.
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El importe de la operación.
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Breve explicación de la transacción
A continuación se muestra un extracto parcial a modo de ejemplo de libro diario:
Libro de inventarios
Al menos una vez al año, la empresa está obligada a realizar un inventario que incluya los bienes, derechos, obligaciones y las unidades monetarias de la misma.
El contenido del Libro de Inventarios es el siguiente:
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Balance inicial detallado
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Balance de comprobación de sumas y saldos, e
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Inventario de cierre
El balance inicial detallado de la empresa es una relación valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo del ejercicio. Balance inicial detallado debe coincidir con el inventario de cierre del ejercicio anterior. La normativa, pese a requerir que sea detallado, no específica el nivel de detalle.
El balance de comprobación de sumas y saldos presentará todas las cuentas con saldo de la empresa, esto es, tanto las cuentas de balance como las de gastos e ingresos. En el balance de comprobación se transcribirá la suma del Debe y la suma del Haber de cada cuenta, así como los saldos de cada una de ellas. El saldo acreedor tiene que coincidir con el saldo deudor. Este estado contable se realizará, al menos, trimestralmente.
El inventario de cierre comprende una relación detallada y valorada de los distintos elementos que componen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio económico. Recoge una valoración de los bienes y derechos del activo, incluyendo una descripción, con la cantidad y el valor de las existencias al final del ejercicio, así como el detalle de las obligaciones en el pasivo.
Para su formulación, presentaremos un balance de comprobación de sumas y saldos (al máximo nivel de detalle), al que adjuntaremos un inventario de existencias a fecha de cierre del ejercicio económico.
Este inventario de existencias supone el recuento físico de todas las unidades que componen las existencias de la empresa junto con su precio y valor total.
Cuentas anuales
En este se incluirá el balance de situación de la empresa, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias (PyG), los flujos efectivos, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria de actividad.
Balance de Situación
Un balance de situación es una «fotografía» real y fiel de la empresa en un momento dado. Dado que examina, por un lado, los bienes y posesiones de la empresa (activos) y, por el otro, sus deudas y sus obligaciones (pasivos), es decir, de dónde obtiene su financiación. El patrimonio, constituido por los fondos propios que la empresa invirtió en su fundación o por otros recursos no exigibles como el capital social, las reservas y los beneficios acumulados, también se cuenta en el pasivo como fuente de financiación.
La cuenta de Pérdidas y Ganancias (PyG)
La obligación de informar exhaustivamente a la Hacienda Pública, sobre los ingresos y los gastos de una empresa afecta tanto a las grandes compañías como a los autónomos y a los pequeños y medianos empresarios: todos ellos tienen que presentar sus cuentas en el Registro Mercantil e informar a Hacienda de su rentabilidad, dado que toda toda actividad comercial, en principio, está sometida al pago de impuestos.
La cuenta de resultados o de pérdidas y ganancias es una manera simplificada de calcular el margen de beneficio de una empresa en un ejercicio, antes y después de impuestos. El cálculo se basa, a grandes rasgos, en una sencilla operación aritmética, si bien tanto los ingresos como los gastos se dividen en financieros y de explotación.
Beneficio = Ingresos – gastos
A diferencia del balance, que representa el estado de una empresa en un momento concreto, la cuenta de pérdidas y ganancias muestra el desarrollo de la actividad de la empresa en un ejercicio contable (año natural). Con este informe, las empresas pueden evaluar su rentabilidad económica durante el ejercicio contable y compararlo con años anteriores. Asimismo, los inversores y auditores pueden utilizarlas para comprender con precisión la composición de los beneficios o pérdidas de un negocio.
Flujos de Efectivo
En este libro se reflejarán los cobros y pagos realizados por la empresa con el objetivo de informar sobre los movimientos de efectivo que se han producido en el ejercicio. No es necesario si la empresa aplica el Plan General de Contabilidad para pymes y reúne las características para presentar Balance o ECPN abreviado. Vamos a ver un ejemplo
La sociedad ACME calcula que ganó 200.000€ en ganancias netas este año, a través, de la información mostrada por el libro de Perdidas y Ganancias.
Para calcular sus flujos de efectivo. Primero se calculan los gastos de depreciación sumando todos los gastos que se han generado, tales como alquiler de edificios, maquinaria, etc., que se cargaron en ese año fiscal. Esta cantidad sumó un total de 40.000€, que agrega a su beneficio neto total que llega ahora a los 240.000€.
Después, comienza a restar todos los aumentos en las cuentas de activos, como las cuentas por cobrar y los aumentos de inventario, que totalizaron 60.000€. Las cuentas de activo se restan porque ese dinero no se cobra inmediatamente, por tanto no se hace efectivo.
Luego se agrega todas las pérdidas que ocurrieron a través de la venta de activos y cuentas por pagar, que totalizaron 50.000€.
Para resumir, el estado de resultados y el balance general de la compañía incluyen lo siguiente:
Depreciación: 40.000€ (Éstas pueden ser amortizaciones de inmovilizado, que no suponen como tal una salida de dinero y que por tanto se suman a los beneficios).
Ingreso neto: 200.000€ (son las ganancias que ha obtenido en ese año)
Aumento de activos: 40.000€ (el aumento de una cuenta de activo como puede ser «clientes» que aún no se ha pagado, nos revela que no ha habido entrada de dinero, no se ha cobrado, así que ésta cantidad se restaría).
Disminución de activos y aumento de pasivos: 50.000€ (un ejemplo de ello pueden ser los proveedores, si éstos proveedores están pendientes de pago, significa que no ha tenido lugar esa salida de dinero, entonces sumaríamos ese importe al cálculo del flujo de efectivo)
La fórmula de flujos de efectivo de operaciones se calcula así:
200.000 + 40.000 – 60.000 + 50.000 = 270.000€
Por lo tanto, la sociedad ACME debería calcular con éxito su flujo de caja operativo en 270,000 € para el año.
Estado de cambios en el patrimonio neto
El Estado de cambios en el patrimonio neto o ECPN por sus siglas, es uno de los estados financieros que recoge el plan general contable. El estado de cambios en el patrimonio neto es relativamente nuevo, se introdujo como obligatorio para todas las empresas excepto las pymes en el año 2007, con la modificación del Plan General de Contabilidad (PGC) aprobada por el Real Decreto 1515/2007.
EL ECPN es, por lo tanto, obligatorio para muchas empresas y se debe confeccionar a la hora de elaborar el impuesto sobre sociedades y el cierre de las cuentas anuales para su presentación en el registro mercantil. El estado de cambios en el patrimonio neto se compone de dos partes: el estado de ingresos y gastos reconocidos y el estado total de cambios en el patrimonio neto.
Estado de ingresos y gastos reconocidos (EIyGR)
Este estado recoge los cambios registrados a lo largo del año contable en el patrimonio neto (PN) que hayan derivado de las siguientes operaciones:
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El resultado del ejercicio reflejado en la cuenta de pérdidas y ganancias
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Los ingresos y gastos imputados directamente al patrimonio neto. Siempre y cuando lo sean de acuerdo a las normas de registro y valoración del plan general contable.
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Las transferencias de ingresos y gastos realizadas a la cuenta de pérdidas y ganancias. De acuerdo a las normas del PGC.
Estado total de cambios en el patrimonio neto (ECPN)
Este estado financiero recoge un análisis de los movimientos efectuados a lo largo del ejercicio en las partidas correspondientes al patrimonio neto. Por lo tanto se incluirán los movimientos ocasionados por las siguientes operaciones:
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Saldo total de gastos e ingresos.
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Variaciones del patrimonio neto por operaciones con socios.
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Los ajustes debidos a cambios en los criterios contables.
Por tanto, el paso inicial son las anotaciones través de los asientos contables. Así, cuando se realiza una operación que afecta a su PN debe contabilizarse a a través de un asiento. A finales de año esto se reflejará primero en el EIyGR y después en el ECPN.
Memoria
La Memoria es un estado contable que completa, amplía y comenta la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales. Las notas a los estados financieros deben prepararse conjuntamente con el resto de estados financieros, ya que forman una unidad.
Al igual que el resto de cuentas anuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo) deberá ser redactada de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio, en el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, en el Plan General de Contabilidad de 2007 y en el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas empresa de 2007, en la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada y en el Plan General de Contabilidad, sobre la base del Marco Conceptual de la Contabilidad y con la finalidad de mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
Existen dos modelos de memoria en el Plan General de Contabilidad: abreviada y normal, dependiendo del total de partidas de activo, importe neto de la cifra anual de negocio y del número de trabajadores. Dependiendo si la empresa debe de presentar modelo normal o abreviado, así será el contenido de cada una de ellas. La diferencia es el volumen de información, mientras que en el modelo normal se tiene que facilitar datos sobre la base de 25 apartados, en el modelo abreviado se reduce a 13 puntos.
Libros contables auxiliares
Se trata de aquellos libros que a pesar de no ser obligatorios, es conveniente que la empresa cuente con ellos para que le sirvan como apoyo en la gestión de los libros contables obligatorios.
Libro de caja
Se utiliza para controlar las salidas y entradas de efectivo de un negocio.
Libro de banco.
Se utiliza para registrar todas las operaciones que se realizan con el banco o bancos con los que trabaja la empresa.
Libro de entradas y salidas de almacén
Sirve para el registro de las operaciones que se realizan en el almacén (en caso de que la empresa lo tuviese).
Libro auxiliar de vencimientos
Tiene gran importancia ya que nos ayuda a mantener controlados los vencimientos de deudas.
Libro mayor
Se trata de un resumen de los movimientos de cada una de las cuentas del libro diario. Lo que se saca de este documento es un saldo de deuda o de deuda a reclamar por cada cuenta. Luego, dicho registro se lleva al balance.
Los libros contables tienen una forma de legalización concreta y unos plazos, procedimientos y forma de presentación, para ver más detalles ver este artículo Legalización libros contables en Registro Mercantil – Cómo usar Legalia .