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Pasos (trámites) para disolver una Sociedad Limitada

La disolución es un proceso de vital importancia a la hora de evitar que una sociedad que permanece inactiva siga generando a sus socios obligaciones fiscales y mercantiles. Si la empresa, además, arrastra deudas, serán los administradores quienes respondan de ellas de manera solidaria. Para evitar problemas, es necesario también conocer que tras la disolución se abre el periodo de liquidación, y que sólo cuando este proceso haya concluido es cuando puede afirmarse que una sociedad está extinguida.

Por tanto, requisito previo para poder hacer la disolución es que la sociedad debería liquidar todas las deudas que tenga contraídas con acreedores y proveedores salvo socios.

La disolución de una S.L. se realiza en tres pasos:

Disolución
Liquidación, y
Cancelación de los asientos de la empresa en el Registro Mercantil

Formas de realizar el procedimiento de disolución y liquidación de la sociedad

Existen dos formas, que se detallan a continuación:

De forma conjunta en el mismo acto
De forma separada, realizando primero la disolución y la apertura de liquidación. Una vez acabados estos trámites se procede a liquidar la empresa, cancelando posteriormente los asientos en el Registro Mercantil.

En caso de optar por realizar las dos por separado, se debe de tener en cuenta que la primera fase no implica la extinción de la sociedad, ni la desaparición del vínculo de los socios.

Para sociedades limitadas pequeñas, para reducir costes, los mejor es hacer todos los pasos en un único acto.

Disolución

La disolución significa que la empresa deja de realizar una actividad lucrativa y comienza la actividad de liquidación del patrimonio de la empresa.

La disolución se produce, de forma automática (sin necesidad de acuerdo en la Junta General), cuando el capital social del negocio se reduce por debajo del mínimo obligatorio (3.005,06 €) o cuando se dan algunas de las causas fijadas para tal término en los Estatutos de la empresa, y no se realiza una prórroga.

Pero la disolución también puede ser el resultado de la voluntad de los socios siempre que se acuerde en Junta General. Cuando el acuerdo social sea contrario a la disolución o no pueda ser logrado, los administradores están obligados a solicitar la disolución judicial. La ley establece que «la solicitud habrá de formularse en el plazo de dos meses a contar desde la fecha prevista para la celebración de la junta, cuando ésta no se haya constituido, o desde el día de la junta cuando el acuerdo hubiera sido contrario a la disolución o no se hubiera adoptado.

Motivos de disolución pueden ser: incapacidad para alcanzar el fin social; el cese de la actividad de los órganos sociales, lo que imposibilita el funcionamiento de la empresa; el cese de la actividad objeto social de la empresa durante tres años consecutivos; y la acumulación de pérdidas que impliquen la reducción del patrimonio contable por debajo de 1.502,53 €.

Liquidación

En el proceso de liquidación se concluyen las operaciones pendientes y se realizan las siguientes acciones:

cobro de créditos
pago de deudas
enajenación de los bienes de la sociedad
cualquier otra tarea necesaria para realizar la liquidación de la sociedad (por ejemplo aplicar la regularización del IVA de inversiones que no han alcanzado el plazo de regularización (5 o 10 años según el tipo de inversión)

Una vez que ya se han ejecutado las acciones anteriores se elabora del Balance Final de Liquidación.

Estas acciones son realizados por los “liquidadores” que son los que a partir de este momento (proceso de liquidación) representarán a la sociedad en los juicios, transacciones, arbitrajes y cuando convenga a la sociedad; relevando a los administradores de la misma de su función de representación.

Los liquidadores son también los responsables de llevar la contabilidad de la empresa en el proceso de liquidación y de velar por la integridad de su patrimonio social. Para ello han de realizar: al inicio del proceso de liquidación, en el plazo de 3 meses, un inventario y un balance de la sociedad cerrados en la fecha en que se acordó su disolución; y al finalizar las acciones de liquidación, un Balance Final de Liquidación (que no requiere ser publicado en el B.O.R.M.E. ni en ningún periódico), un informe de las operaciones realizadas y una Propuesta de Reparto del haber líquido de la empresa entre los socios. Dichos documentos deben ser sometidos a aprobación en la Junta General. El balance final no puede quedar en negativo, esto es, si hay pérdidas acumuladas, aunque sean pocas, primero se tendrá que hacer un asiento como que los socios aportan fondos para dejar el capital final aunque sea en un euro positivo.

Celebración de junta General de socios

Concluidas las operaciones de liquidación, se celebrará la Junta General de socios para la aprobación del Balance Final de Liquidación, junto con un Informe completo de las operaciones de liquidación, así como la propuesta de división del patrimonio social resultante entre los socios, en función de lo que determinen los Estatutos sociales, o en su defecto, proporcional a su participación en el capital social.

La Propuesta de Reparto se hará efectiva en proporción a las participaciones sociales de los socios, salvo disposición diferente en los Estatutos. Si lo que queda es superior al capital social, es que hay reservas, con lo cual estas tributarían como dividendos para los socios. Si lo que queda es inferior o igual al capital, sería restitución de fondos, con lo cual no tributan. Y si no queda nada, porque el balance está a cero, pues no hay nada que devolver.

Los liquidadores suelen ser las mismas personas que ejercían como administradores de la sociedad a la fecha del acuerdo de disolución; pero también pueden ser designadas otras personas (en el acuerdo de disolución) si así lo establecen los Estatutos o lo decide la Junta General.

Durante el período de liquidación la sociedad seguirá sujeta al impuesto de sociedades y deberá de tributar de acuerdo con el régimen que le fuera aplicable con anterioridad al acuerdo de disolución.

Cancelación de los asientos de la empresa en el Registro Mercantil

La escritura de extinción, que debe ser pública (ante notario), deberá indicar: que el Balance Final, el Informe de los liquidadores y el Proyecto de División del Haber Social han sido aprobados por la Junta General de la sociedad; que el plazo de impugnación de los documentos anteriormente mencionados ha transcurrido sin que nadie los haya impugnado, o que la sentencia recaída en el caso de impugnación es firme; que se han saldado las cuentas con los acreedores de la sociedad o que se ha consignado el importe de sus créditos; y que se han pagado las cuotas de los socios o que el importe de las mismas ha sido consignado a su disposición.
La escritura de extinción debe incluir el Balance Final de Liquidación y una lista de los socios con sus datos de identificación y la cuantía que ha recibido cada uno.

La cancelación de los asientos de la empresa en el Registro Mercantil se realiza mediante la presentación de la escritura de extinción de la sociedad, y previamente habiendo liquidado el modelo 600.

No hay obligación de legalizar libros, ni de depositar las cuentas en el año en que se realiza la disolución en el Registro Mercantil

Acciones a realizar si se llevan varios años sin depositar cuentas en el Registro Mercantil y existe cierre registral

Dos son los motivos que implican el cierre del Registro Mercantil para una sociedad: la falta de depósito de las cuentas anuales y/o la baja provisional en el índice de entidades de la Agencia Tributaria. Es importante diferenciar el motivo que originó el cierre registral ya que las implicaciones para la sociedad son muy distintas como ha hecho constar la Dirección General de los Registros y del Notariado en varios pronunciamientos.

Por un lado, el Índice de Entidades es un registro competencia de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) en el que se inscriben las entidades que tengan su domicilio fiscal dentro de su ámbito territorial, de tal forma que cuando la entidad no presenta la declaración del impuesto sobre Sociedades de los tres últimos ejercicios, se procede a su baja provisional, lo que a su vez conlleva a que el Registro Mercantil proceda al cierre de la hoja registral de la sociedad. En este caso, la entidad no podrá realizar ninguna inscripción hasta que se vuelva a dar de alta, sin excepciones.

Por el contrario, si el cierre de la hoja registral se debe a la falta de depósito de las cuentas anuales sí se permitirán algunas excepciones relativas al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa, mientras que el resto de actos inscribibles en el Registro Mercantil serán denegados.

Cuando no se depositan las cuentas anuales de la empresa (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, memoria y, en su caso, estado de flujos de efectivo) en el Registro Mercantil, y se está obligado a ello, es el cierre provisional de la hoja registral, según regula el Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, en concreto, en su artículo 378.1:

“Transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito. Se exceptúan los títulos relativos al cese o dimisión de Administradores, Gerentes, Directores generales o Liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa”.

Cualquier otro documento no recogido en las excepciones del artículo 378.1 como, por ejemplo, una disminución del capital social o una modificación de los estatutos de la sociedad, no podrá ser inscrito por la empresa hasta subsanar su situación irregular.

La pregunta es saber cuántas cuentas anuales, en el supuesto de que se lleven varios años sin presentarlas, tendrían que ser inscritas, todas o sólo ciertos número de años, en el Registro para levantar el cierre provisional de la hoja registral y volver a la normalidad.

Pues bien, según la Resolución, de 23 de Noviembre de 2016, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, únicamente es necesario depositar las cuentas anuales de los tres últimos ejercicios para levantar el cierre provisional de la hoja registral.

Por tanto, basta con reconstruir la contabilidad para tener el cierre de los tres últimos ejercicios, y depositar cuentas de los tres últimos ejercicios contables a los que se venga obligado para que el Registro reabra la hoja registral. Por ejemplo si se desean depositar las cuentas del ejercicio 20XX, una vez constatado el cierre registral, se deberán de presentar previamente a depósito las cuentas anuales de los ejercicios 20XX-1, 20XX-2 y 20XX-3.

Si por el contrario el motivo del cierre es la baja en el Índice de Entidades, debemos realizar los siguientes pasos para proceder a su reapertura:

Presentar las declaraciones del Impuesto sobre Sociedades omitidas y no prescritas, así como liquidar la posible deuda existente con la Administración Tributaria, por sanciones generadas por presentar los modelos fuera de plazo.
Presentar un escrito dirigido a la Agencia Estatal de la Administración tributaria (AEAT) indicando que se proceda al alta en el Índice de Entidades.

De esta forma será la propia AEAT la que notificará al Registro Mercantil la cancelación de la baja provisional en el Índice de Entidades y con ello la apertura de la hoja registral de la sociedad por este motivo.

La baja del índice de entidades es provocado por entidades inactivas en las que ni se presentaba el impuesto de sociedades ni las cuentas anuales, por lo que el cierre registral se debe a ambas circunstancias.

En tal caso, cuando el cierre del Registro Mercantil se produce por ambos motivos, primero debemos conseguir el alta en el índice de Entidades tal y como se ha comentado y posteriormente proceder al depósito de las cuentas anuales de los tres últimos ejercicios.

Comunicación a hacienda de la disolución de la sociedad

La inscripción en el Registro Mercantil de la escritura de extinción supone la pérdida de la personalidad jurídica de la sociedad, por consiguiente, se deberá de presenta en Hacienda una copia simple para dar a la sociedad de baja en todas las obligaciones fiscales, este tramite deberá de ser realizado en el plazo de un mes, a partir de la fecha efectiva de disolución de la sociedad.

Con el justificante de la Declaración censal 036 presentada en hacienda para la baja de la sociedad, se podrá solicitar la baja del autónomo o socio en la Seguridad Social, en los seis días naturales siguientes a la fecha efectiva de disolución de la sociedad.

La entidad debería presentar una última declaración del Impuesto de Sociedades por el periodo impositivo concluido a fecha efectiva de disolución.

Impuesto de Sociedades

La declaración se presentará en el plazo de los 25 días naturales siguientes a los seis meses posteriores a la inscripción de la escritura pública de extinción en el Registro Mercantil, que no es la fecha de entrada en el Registro de Mercantil, si no cuando realmente se realizar la diligencia de inscripción en los libros del registro, a la cual llamamos fecha efectiva de la disolución de la sociedad. Jurídicamente, la extinción de la sociedad viene dada por la cancelación de su inscripción en el Registro Mercantil, y ese instante determina la pérdida de la personalidad jurídica y, en consecuencia, de acuerdo con el artículo 7.1.a) del texto refundido de la Ley del Impuesto sobre Sociedades ( TRLIS) aprobado por Real Decreto Legislativo 4/2004, de 5 de marzo, dejaría a partir de entonces de ser sujeto pasivo del Impuesto de Sociedades.

Según el artículo 136 de la ley del Impuesto de Sociedades, si al inicio del indicado plazo no se hubiera determinado por el Ministro de Hacienda la forma de presentar la declaración de ese período impositivo (o sea no está disponible la aplicación informática para rellenar el Impuesto de Sociedades de ese ejercicio), la declaración se presentará dentro de los 25 días naturales siguientes a la fecha de entrada en vigor de la norma que determine dicha forma de presentación. Esta norma se suele publicar sobre el mes de Mayo. Nosotros recomendamos esta opción.

No obstante, en tal supuesto el sujeto pasivo podrá optar por presentar la declaración en el plazo al que se refiere el párrafo anterior cumpliendo los requisitos formales que se hubieran establecido para la declaración del período impositivo precedente (o sea, utilizar la aplicación informática que tiene disponible la AEAT para el ejercicio anterior al de la disolución de la sociedad). Si se decide presentar la declaración mediante el modelo aprobado para el ejercicio anterior, se deberá de adjuntar una carta expresa comunicando a la AEAT que realmente se está declarando el ejercicio siguiente al contemplado en el programa. Ejemplo: una sociedad que se liquida en marzo del 2013, tiene que presentar la declaración del 2013 entre el día 1 y 25 de octubre de 2013, lo deberá hacer mediante el modelo aprobado para declarar el ejercicio 2012, pero enviando una carta explicando que el ejercicio correspondiente es el 2013.

Impuestos a pagar como consecuencia de la liquidación de una sociedad limitada

Para finalizar la liquidación, los socios han de pagar el 1% de la cuota reciba, en concepto de Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados Modelo 600 (impuesto transferido a las Comunidades Autónomas), por Operaciones Societarias. Si la cuota recibida no es una adjudicación dineraria, dicha adjudicación estará sujeta al pago del IVA que le corresponda según la naturaleza de los bienes.
La liquidación tiene como efecto la pérdida de la personalidad jurídica de la sociedad. Además de los impuestos habrá que tener en cuenta los honorarios a pagar por Notaria, Registro Mercantil y asesoramiento profesionales externos.

Impuestos a pagar cada uno de los socios

Cada socio tributará por la ganancia patrimonial que se genere entre el valor de compra de las acciones (valor de compra o de constitución de la empresa) y el valor adjudicado en su correspondiente Declaración de la Renta de la Personas Físicas, o en su Impuesto de Sociedades, si el socio es una entidad jurídica.

Honorarios profesionales

Para llevar a cabo la disolución de la sociedad, requiere la intervención de Notario, y Registro Mercantil, los cuales hay que pagar. Si se requiere la ayuda de un asesor fiscal, para la gestión de proceso de disolución, también habrá que añadir su honorarios. Dado la contabilidad de la empresa ya está congelada, en el momento de firmar en la Notaría, todos estos honorarios no se suelen reflejar en los libros de la sociedad, a no ser que hayan sido previamente a la firma de la notaria provisionados y pagados.